Como hemos revisado en los últimos artículos, crear procesos nos permite asegurar el funcionamiento de una organización y la eficiencia de quienes los ejecutan, ahora revisemos cómo reconocer el éxito en los procesos.
Los procesos nos permiten documentar cómo funciona el negocio y cuando los realizamos con una perspectiva humana, abrimos también la posibilidad de brindar al equipo la confianza de que su trabajo está respaldado por acciones que han sido probadas y que sabemos que funcionan.
Esto a su vez les otorga autonomía, ya que saben cómo encaja su trabajo dentro de una cadena productiva con un resultado esperado determinado. Cuando los equipos sienten que tienen el control de su trabajo actúan con mayor confianza.
¿Cómo brindan autonomía y confianza los procesos al equipo?
- Les brinda una idea clara de cómo funciona el negocio.
- Establecen pasos claros a seguir independientemente de quien los ejecute.
- Brindan un sentido de orden y consistencia.
- Incrementan la eficiencia y el orden.
Cuando creamos un proceso debemos siempre tomar en cuenta que su éxito dependerá de las personas que van a implementarlo, por ello, es importante tomarlo en cuenta y evaluar periódicamente como está funcionando, pero sobre todo si es funcional.
Si las personas que lo están ejecutando, pueden hacerlo de forma consistente y obtener buenos resultados quiere decir que funciona; por el contrario, si las personas deben realizar ajustes en el proceso para llegar al resultado, es una señal de que algo no está funcionando bien.
Para asegurar que el proceso es funcional, eficiente y realista entrevista a aquellas personas que lo utilizan. Te sugerimos las siguientes preguntas:
- ¿Puedes explicar cómo funciona el proceso?
- ¿Sabes cuál es tu papel en el proceso?
- ¿Cómo facilita tu trabajo el conocimiento de este proceso?
- ¿En caso de que algún elemento no funcione sabes a quién acudir?
- ¿Qué mejora propondrías para que el proceso sea más eficiente?
Entre más clara sea la respuesta a estas preguntas, más claro es el proceso para los participantes de este; si encuentras que desconocen su lugar dentro de la cadena productiva entonces es el momento de pensar en ajustes.
Considera que escuchar a las personas que ejecutan el proceso nos asegura que lo vemos con una perspectiva humana; recuerda que todo conocimiento es falible, y que los cambios positivos se logran únicamente si estamos dispuestos a revisar periódicamente la forma en la que las cosas funcionan. Si tu negocio se encuentra en constante crecimiento es normal que realices una re evaluación acerca de los procesos establecidos, esto te asegura mantenerte actualizado.
