Como hemos revisado con anterioridad, la comunicación es clave para el establecimiento de procesos, saber qué hacer para establecerla es clave para el avance de estos, y es igual de importante saber identificar cuándo no funciona la comunicación y cuáles son las consecuencias.
Las fallas de comunicación suelen aparecer en los equipos cuando existe un desacuerdo que no es expresado por alguna razón. En ocasiones pueden parecer fáciles de detectar, pero en otras ocasiones se esconden detrás de un equipo que afirma estar de acuerdo pero falla en la ejecución.
¿Cómo identificar fallas de comunicación?
- No recibes retroalimentación. Cuando el equipo se muestra de acuerdo, no opina ni busca nuevas formas de hacer las cosas.
- La ejecución difiere de los acuerdos. Aunque todos hayan llegado a un consenso, la práctica no lo refleja.
- No se alcanzan los objetivos. Este indicador puede parecer muy obvio, pero es común que busquemos otras razones por las que no estamos logrando las metas, y no tomemos en cuenta la comunicación como elemento clave.
- El equipo se muestra desmotivado. Cuando no escuchamos a los equipos de trabajo, las personas comienzan a perder la motivación.
- Se realizan cambios constantes sin los resultados esperados.
Para evitar este tipo de incidencias lo mejor que podemos hacer es mantener una comunicación abierta con el equipo, esto requiere de un liderazgo maduro que fomente la participación y en el que las opiniones de todos sean aceptadas.
Para esto te recomendamos:
- Escucha para entender, no para responder. Las personas que se comunican de forma defensiva a menudo piensan en cómo responder mientras las otras personas hablan; escuchar para entender consiste en poner atención y empatía a lo que las otras personas dicen, en el tono de voz de las personas puedes incluso notar si algo les causa molestia, estrés o incomodidad.
- Toma notas para hacer un análisis. Esto te ayudará a distinguir entre aquellos comentarios que son viables, los que por ahora no pueden ser atendidos y los que definitivamente no aplican a la situación.
- Comparte razones. Explica con claridad al equipo el porqué estás pidiendo que las cosas funcionen de cierta forma, así las indicaciones no se perciben cómo imposiciones y creas mayor compromiso.
Un consejo más que te damos es documentar el flujo de la comunicación, establece como parte del proceso a quien deben comunicársele los puntos clave, de qué forma almacenarán información y quién debe estar enterado de los diferentes pasos del proceso.
Recuerda que la comunicación es un trabajo constante, es común que los acuerdos deban modificarse o que se intenten nuevas formas de hacer las cosas. Lo importante es que la comunicación sea abierta y todo el equipo esté enterado de cómo se ejecuta y funciona el proceso.
