Como hemos visto en artículos anteriores los procesos son centrales para el funcionamiento de las empresas, por lo que sin importar el tamaño de las organizaciones es necesario identificar roles que permitan documentar, esos procesos, y que a su vez estos roles brinden un seguimiento adecuado para asegurar la correcta ejecución de los procesos. Dichos roles son los roles de la ofician de procesos.
Contar con una oficina de procesos puede parecer algo que hacen solo las grandes empresas, sin embargo, con la ayuda de los softwares indicados y el seguimiento de las personas correctas es muy sencillo establecerlas, y con ello crear un control que permita asegurar la calidad en la ejecución de las tareas.
Las personas al frente de los procesos son las encargadas de establecer y monitorear las tareas definidas y las métricas indicadas para saber si estas se están ejecutando de forma eficiente, considerando si el tiempo de ejecución es óptimo, si se cuenta con todo lo necesario para realizarlas y si las personas se encuentran adecuadamente capacitadas.
Dentro de una oficina de procesos existen tres roles principales:
- Analista de procesos. Su papel principal es asegurarse de que se sigan las métricas definidas y sugerir mejoras.
- Diseñador de procesos. Es la persona encargada de realizar el mapeo de los procesos, buscar la mejora continua y asegurarse de que siempre se encuentren actualizados y documentados.
- Arquitecto de procesos. Su rol es el de crear la estructura estratégica que define los procesos en la organización, su visión abarca todas las operaciones necesarias en la organización para llegar a los resultados.
¿Quién puede desempeñar estos roles?
Las personas al frente de estos roles pueden venir de diferentes áreas de conocimiento, lo importante es que tengan claridad en cómo se crea, documenta y da seguimiento a un proceso, algunas de las características recomendables en este tipo de perfiles son:
- Conocimiento amplio de procesos de negocio.
- Orientado a objetivos.
- Capaz de establecer métricas claras.
- Pensamiento estratégico.
- Solución de problemas.
- Seguimiento oportuno y atención al detalle.
- Conocimiento de softwares de gestión y seguimiento.
Como sabemos, el éxito de las organizaciones reside en las personas, por lo que al asegurar una oficina de procesos funcional posibilita organizar el conocimiento generado en la ejecución de las tareas, lo que garantiza que puedan tener continuidad de forma independiente a las personas que las realicen, ya que establece un estándar de cómo debe funcionar la organización.
Para iniciar con el trabajo de la creación y seguimiento a procesos, te recomendamos utilizar herramientas que faciliten el seguimiento y la documentación de forma automatizada, lo cual ahorra tiempo, facilita la comunicación y crea un respaldo seguro del conocimiento clave de la empresa.
